Den hovedansvarlige har det overordnede ansvar for donationen og projektet og er Sundhedsdonationers primære kontaktperson. Den hovedansvarlige er ansvarlig for, at projektet gennemføres inden for lovens rammer samt den godkendte ramme for projektbeskrivelse, faglighed, budget, tidsplan samt Sundhedsdonationers generelle donationsvilkår.
Man er medansvarlig, hvis man har ansvaret for projektet sammen med den hovedansvarlige. Fx hvis der er flere institutioner/organisationer, som søger sammen. Dog er der kun plads til én hovedansvarlig/kontaktperson i det digitale ansøgningsskema, så hvis I er to ligestillede ansvarlige i projektet, skal I indsætte den ene som medansvarlig.
Man kan godt være hovedansvarlig på én ansøgning og medansvarlig på en anden. Dog går bestyrelsen meget op i spredning af donationerne, så derfor vil de skele til, at det ikke er de samme personer, der får en donation.